Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format Chỉ với 5 bước

Nếu các bạn đã đọc bài về định dạng dữ liệu toàn tập ngay ngày hôm trước. Như đã nói, trong bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về định dạng dữ liệu trong Excel do chính người dùng đặt ra. Tất nhiên vì chúng ta có toàn quyền quyết định dữ liệu của chúng ta trông sẽ như thế nào, vậy nên chúng ta cũng cần biết một vài kĩ thuật để có thể áp dụng tốt vào công việc của mình. Hãy pha cho mình một cốc trà/cà phê và bắt đầu thôi.

Xem nhanh

Để mở được cửa sổ này:

Các bạn nên thử qua các định dạng mà Excel đã cho sẵn ở đây trước khi tạo ra 1 định dạng của riêng bạn, như vậy chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn trên những gì có sẵn. NHƯNG, bạn cần phải biết là nên dùng định dạng nào? Và bài này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều đó.

Excel định dạng số bằng một ngôn ngữ nhỏ như sau, ngôn ngữ này gồm 4 phần theo thứ tự, mỗi phần là 1 định dạng áp dụng cho lần lượt các trường hợp số dương, số âm, số 0 và text như sau đây:

<Số dương>;<Số âm>;<Số 0>;<Text>

Điều này nghĩa là, khi nội dung trong vùng bảng tính của các bạn là số dương, Excel sẽ định dạng theo những gì quy định trong mục số dương rồi tương tự cho các phần còn lại.

Xét ví dụ sau đây

Trong ví dụ này

Có thể bạn quan tâm: Khóa học lập trình VBA trong excel

Trước khi tìm hiểu làm sao để tạo ra được một định dạng như vậy, chúng ta có 1 vài lưu ý sau đây

Trong ví dụ trên

Trong hình minh hoạ trên: các số nhỏ hơn 1000 sẽ được Excel hiển thị bình thường, số 0 được hiển thị bằng 0, các số lớn hơn 1000 sẽ được cắt đi 3 số 0 ở cuối và thay bằng chữ K. Một số ví dụ khác như hình minh hoạ sau đây:

Tương tự như vậy khi làm tròn đến hàng triệu với chữ M

Trong 2 ví dụ trên, với custom format code theo thứ tự <số dương>;<số âm>;<số 0>; các bạn có thể dễ dàng nhận thấy quy luật ở đây: Tăng sẽ đi với số dương, giảm đi với số âm, số 0 thì được giữ nguyên.

Kỹ thuật này có thể được sử dụng trong việc tạo Dashboard, trong bài này chúng ta sẽ không tạo dashboard mà dùng custom format code sau đây:

[Magenta][<=18] “Hôm nay” # “độ. Em mặc ấm nhé”;#” độ”;#” độ”

và kết quả như sau

2 ô chứa nhiệt độ của Hà Nội và Thái Nguyên đã được định dạng với custom format code, cứ nhỏ hơn hoặc bằng 18 độ thì chữ sẽ được tô màu tím và có thông điệp như trên.

Các màu được hỗ trợ là:

Đôi khi chúng ta có cột ID có 6 số chẳng hạn, chúng ta muốn cột này được hiển thị theo định dạng 000001, 000002, 0000003, … chẳng hạn thì định dạng 000000 sẽ giúp bạn làm điều đó

Có 1 định dạng đặc biệt trong Excel với custom format code các bạn nên thử như sau. Sau khi định dạng như vậy rồi, các bạn thử thay đổi độ rộng của cột xem 🙂

Download file thực hành tại đây:

[sociallocker id=457]

[/sociallocker]

Ngoài ra để nâng cao hơn kiến thức về Excel, các bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này các bạn sẽ được tìm hiểu những kiến thức đầy đủ, có hệ thống về các hàm, các công cụ của Excel, việc ứng dụng các hàm, công cụ đó vào trong công việc. Hiện nay hệ thống có rất nhiều ưu đãi cho bạn khi đăng ký khóa học này. Thông tin chi tiết xem tại: